Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
Departament Dziedzictwa Narodowego

DDN/2006/RJ/25

Warszawa, dn. 4 kwietnia 2006 r.

Pan
Grzegorz Mendyka
Przewodnicz膮cy
Towarzystwa
Genealogicznego
we Wroc艂awiu

W zwi膮zku z Pa艅skim pismem oraz bardzo podobnymi w tre艣ci wyst膮pieniami genealog贸w amator贸w, uprzejmie informuj臋, 偶e Naczelny Dyrektor Archiw贸w Pa艅stwowych wielokrotnie wyra偶a艂 uznanie i poparcie dla badaczy 鈥瀖a艂ej historii”, w tym zw艂aszcza regionalist贸w i genealog贸w. Obie te grupy u偶ytkownik贸w zasobu archiwalnego przyczyniaj膮 si臋 do popularyzacji dokumentarnej spu艣cizny polskiego spo艂ecze艅stwa i pa艅stwa. Bezinteresowne dociekanie przesz艂o艣ci rodzin i rod贸w sprawia – w stopniu nie mniejszym ni偶 badania profesjonalnych historyk贸w – 偶e archiwa staj膮 si臋 elementem wa偶nym spo艂ecznej 艣wiadomo艣ci. Mo偶na nawet stwierdzi膰, 偶e takie zwi臋kszaj膮ce si臋 z roku na rok zainteresowanie przesz艂o艣ci膮 pozwala archiwom lepiej wype艂nia膰 ich s艂u偶ebn膮 wobec spo艂ecze艅stwa misj臋.

Tego rodzaju przedsi臋wzi臋cia wspierane s膮 m.in. poprzez umieszczenie na stronie www.archiwa.gov.pl specjalistycznych, og贸lnie dost臋pnych baz danych – w tym zw艂aszcza bazy PRADZIAD, kt贸ra zawiera informacje o ksi臋gach metrykalnych i aktach stanu cywilnego, czy bazy ELA zawieraj膮cej informacje o ewidencji ludno艣ci. Wspomnie膰 te偶 nale偶y wydan膮 przez Naczeln膮 Dyrekcj臋 Archiw贸w Pa艅stwowych, z my艣l膮 o genealogach, p艂yt臋 CD pl. „Po mieczu i po k膮dzieli”, kt贸rej trzecie uaktualnione wydanie ukaza艂o si臋 w 2005 r. Archiwa pa艅stwowe w 偶aden wi臋c spos贸b nie d膮偶膮 do ogranicze艅, genealogom dost臋pu do swych zasob贸w. Wr臋cz przeciwnie, staraj膮 si臋 ten dost臋p u艂atwi膰, np. poprzez tworzenie szeregu lokalnych baz danych u艂atwiaj膮cych szybsze dotarcie do informacji genealogicznych. Od lat te偶 archiwa pa艅stwowe prowadz膮 mikrofilmowanie ksi膮g metrykalnych i stanu cywilnego. To ostatnie dzia艂anie jest o tyle istotne, 偶e dzi臋ki niemu szukane informacje, pod postaci膮 mikrofilm贸w, mog膮 by膰 dost臋pne poza archiwum, w kt贸rym przechowywane s膮 orygina艂y. Wypo偶yczanie mikrofilm贸w do archiw贸w bliskich miejscu zamieszkania osoby zainteresowanej, niew膮tpliwie u艂atwia dost臋p do materia艂贸w genealogicznych.

Genealodzy od lat stanowi膮 poka藕n膮 grup臋 w艣r贸d go艣ci archiw贸w pa艅stwowych, ust臋puj膮c liczebno艣ci膮 jedynie badaczom naukowym. W niekt贸rych archiwach wysforowali si臋 ju偶 na pierwsze miejsce. Nie 艣wiadczy to chyba o stosowaniu wobec nich – jak zarzucaj膮 autorzy skarg – praktyk dyskryminacyjnych ani tym bardziej traktowania ich potrzeb jako 鈥瀌ziwacznego hobby”.

Udost臋pnianie w archiwach oznacza bowiem umo偶liwienie wgl膮du w dokumenty, czyli zapoznanie si臋 z ich tre艣ci膮. W tym zakresie przez ostatnie kilkana艣cie lat archiwa pa艅stwowe odnotowuj膮 wa偶n膮 przemian臋 w zbiorowo艣ci u偶ytkownik贸w zasobu. Badania, niegdy艣 zdominowane przez zawodowych historyk贸w, s膮 coraz cz臋艣ciej podejmowane przez nieprofesjonalist贸w – tak偶e dla w艂asnych cel贸w poznawczych. Ka偶dy zainteresowany ma m.in. mo偶liwo艣膰 zapozna膰 si臋 z ca艂o艣ci膮 zachowanych 藕r贸de艂 do dziej贸w w艂asnej rodziny, bez wnoszenia z tego rytu jakichkolwiek op艂at. Stan ten odpowiada przepisom ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w tym zw艂aszcza ustawowym gwarancjom bezp艂atnego udost臋pniania materia艂贸w archiwalnych. W zwi膮zku z tym w archiwach pa艅stwowych zosta艂y znacznie uproszczone procedury zwi膮zane z dost臋pem do archiwali贸w.

Wraz z pojawieniem na szersz膮 skal臋 kserograf贸w, a nast臋pnie skaner贸w i innych urz膮dze艅 do reprografii cyfrowej, nie tylko genealodzy ale i szersze grono u偶ytkownik贸w z coraz wi臋kszym nat臋偶eniem zg艂aszaj膮 potrzeb臋 uzyskiwania reprodukcji przegl膮danych lub poszukiwanych materia艂贸w. Wykonanie reprodukcji jest czynno艣ci膮 dodatkow膮 kt贸r膮 nale偶y zakwalifikowa膰 jako us艂ug臋. Wspomniana wy偶ej ustawa archiwalna dopuszcza 艣wiadczenie przez archiwa pa艅stwowe odp艂atnych us艂ug archiwalnych, m.in. w zakresie prowadzenia kwerend i kopiowania dokumentacji. Dzia艂ania te s膮 podejmowane – zgodnie z natur膮 dzia艂alno艣ci us艂ugowej – na podstawie um贸w cywilnoprawnych. Ustawodawca, kt贸ry ustanowi艂 szczeg贸ln膮 prawn膮 ochron臋 zdobywania wiedzy (tak偶e o dziejach w艂asnej rodziny), nie obj膮艂 tego rodzaju gwarancjami uzyskiwania historycznych pami膮tek (a taki walor maj膮 dla genealog贸w kopie archiwalnych dokument贸w).

Mylny jest zarzut, jakoby obowi膮zuj膮ce w archiwach pa艅stwowych cenniki us艂ug by艂y ustalone na podstawie nieobowi膮zuj膮cego normatywu Naczelnego Dyrektora Archiw贸w Pa艅stwowych. Zgodnie z brzmieniem art. 16 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171 poz. 1396) cenniki zosta艂y wydane przez dyrektor贸w poszczeg贸lnych archiw贸w – w zakresie ich w艂a艣ciwo艣ci i odpowiednio do lokalnych warunk贸w 艣wiadczenia us艂ug, a w tym – specyfiki poszczeg贸lnych dokument贸w. Wbrew temu, co pisz膮 autorzy, nikt w Naczelnej Dyrekcji Archiw贸w Pa艅stwowych nie m贸g艂 udzieli膰 takiej b艂臋dnej informacji -w kwestii elementarnej i powszechnie w urz臋dzie znanej.

Stawki za us艂ugi dla genealog贸w istotnie ustalane s膮 na stosunkowo wysokim poziomie – zgodnie z zaleceniami Naczelnego Dyrektora. Instrumenty cenowe maj膮 ogranicza膰 zlecanie archiwom pa艅stwowym poszukiwa艅 genealogicznych, gdy偶 plac贸wki te nie s膮 w stanie ograniczy膰 realizacji zada艅 podstawowych na rzecz ubocznej dzia艂alno艣ci komercyjnej. Kwerendy genealogiczne nale偶膮 do najbardziej 偶mudnych i czasoch艂onnych. Kwestionowane przez Skar偶膮cych wysokie stawki za reprodukcje materia艂贸w archiwalnych maj膮 na celu – mimo przeciwnej opinii zaprezentowanej w skardze – ochron臋 zasobu archiwalnego, kt贸ry jest materia艂em unikalnym i podlegaj膮cym wieczystemu przechowywaniu. Cho膰 poszczeg贸lni genealodzy zamawiaj膮 stosunkowo niewiele kopii dokument贸w (co po cz臋艣ci wynika z wysokich cen), to znaczna liczebno艣膰 tej grupy powoduje, 偶e ksi臋gi parafialne, akta stanu cywilnego nara偶one s膮 na wielokrotne manipulacje zwi膮zane ze sporz膮dzaniem reprodukcji.

Nie tylko na艣wietlanie dokument贸w budzi obawy ale tak偶e systematyczna destrukcja blok贸w ksi膮g. Na艣wietlania oraz nagrzewanie dokument贸w powoduje skutki, kt贸re w ograniczonym stopniu poddaj膮 si臋 badaniom symulacyjnym. Ich d艂ugookresowy wp艂yw nie jest wi臋c znany. Obydwa te rodzaje promieniowania s膮 we wsp贸艂czesnych kopiarkach znacznie zredukowane – w por贸wnaniu z dawnymi urz膮dzeniami – lecz powa偶nie wzros艂a te偶 liczba zam贸wie艅. Nie bez znaczenia jest przy tym brak fachowego przygotowania u wi臋kszo艣ci genealog贸w, a tak偶e innych grup u偶ytkownik贸w, skutkuj膮cy trudno艣ciami z racjonaln膮 selekcj膮 dokument贸w istotnie przydatnych do bada艅 nad przesz艂o艣ci膮 rodzin.

Daje si臋 r贸wnie偶 zaobserwowa膰 zjawisko wprost proporcjonalnego wzrostu zam贸wie艅 na reprodukcje wraz z maleniem ceny ich wykonania. Tak jest w przypadku stosunkowo niskich koszt贸w kopii dla cel贸w naukowych. Strona finansowa przestaje gra膰 istotn膮 rol臋 przy podejmowaniu decyzji o z艂o偶eniu konkretnego zam贸wienia. A to ju偶 nie jest oboj臋tne dla kondycji fizycznej akt. Z tej perspektywy nie jest prawdziwy s膮d, i偶 o dany wpis genealogiczny z regu艂y ubiega si臋 tylko jedna zainteresowana osoba, z sugesti膮, i偶 dokumentom grozi tylko jednostkowe na艣wietlenie, bowiem na jednej stronie ksi臋gi metrykalnej takich wpis贸w jest wi臋cej. Szkodzi te偶 sama manipulacja poszytem, kt贸ry dla wykonania kopii musi by膰 forsownie rozwierany.

Archiwa pa艅stwowe rzeczywi艣cie nie dopuszczaj膮 samodzielnego fotografowania dokument贸w – nie tylko do cel贸w genealogicznych. Przeciw dopuszczeniu do masowego reprodukowania akt przez u偶ytkownik贸w przemawia sk艂onno艣膰 tych ostatnich do forsownego rozk艂adania ksi膮g i ryzykownego manipulowania dokumentami, u偶ywania flesza – w celu uzyskania technicznie najlepszej fotografii, ale z uszczerbkiem dla stanu fizycznego historycznych i, co trzeba podkre艣li膰, unikalnych przekaz贸w. Kopiowanie akt powinno by膰 wykonywane przez odpowiednio przeszkolone osoby, Fotografowanie w pracowniach naukowych zak艂贸ci艂oby te偶 prac臋 innych u偶ytkownik贸w, a wydzielenie osobnych pomieszcze艅 i zorganizowanie odr臋bnego nadzoru nad udost臋pnianymi tam materia艂ami znacznie podnios艂oby koszty funkcjonowania tych plac贸wek. Przedstawiona przez Skar偶膮cych propozycja z tym wymogiem koliduje.

Koszty wykonywania reprodukcji w archiwach pa艅stwowych nie s膮 por贸wnywalne z nak艂adami ponoszonymi przez przedsi臋biorc贸w 艣wiadcz膮cych typowe us艂ugi kserograficzne ani wykonywaniem kserokopii w urz臋dach administracji publicznej w ramach dost臋pu do informacji publicznej. W archiwach ka偶de zam贸wienie inicjuje z艂o偶on膮 procedur臋, kt贸ra jest wymagana ze wzgl臋du na bezpiecze艅stwo zbior贸w.

W dziedzinie bada艅 genealogicznych wyra藕nie rysuje si臋 wyb贸r mi臋dzy wa偶nymi, ale dora藕nymi potrzebami u偶ytkownik贸w zasobu, a misj膮 wieczystego zachowania historycznych przekaz贸w. Archiwa pa艅stwowe powinny mie膰 na wzgl臋dzie nie tylko interesy dzisiejszych, ale r贸wnie偶 przysz艂ych genealog贸w i innych u偶ytkownik贸w. Wieloletnia praktyka wskazuje, 偶e stosowane w archiwach pa艅stwowych cenniki stanowi膮 rozs膮dny kompromis – co nie wyklucza pojawiania si臋 nieuniknionych kontrowersji. Wymaga przy tym podkre艣lenia, 偶e dochody z us艂ug archiwalnych nie s膮 przeznaczane na wynagrodzenia osobowe, ale przede wszystkim na konserwacj臋 zasobu.

Je艣liby rozwa偶a膰 jakie艣 zmiany w obecnej praktyce, to mo偶na by wprowadzi膰 ni偶sze ceny na kserokopie lub skany wykonywane z mikrofilm贸w, kt贸re nie podlegaj膮 takiej ochronie jak materia艂y oryginalne. Jednak偶e aby mog艂o to nast膮pi膰 w szerszym zakresie istnia艂aby potrzeba wyposa偶enia archiw贸w w kosztowne skanery do mikrofilm贸w po艂膮czone ze sprz臋tem komputerowym (komputer i drukarka) lub w jeszcze bardzie kosztowne tzw. printery do mikrofilm贸w. Na takie zakupy nie pozwala bud偶et archiw贸w.

Nale偶y tak偶e zauwa偶y膰, 偶e poszukiwania genealogiczne s膮 wykonywane nie tylko tytu艂em docieka艅 nad przesz艂o艣ci膮 w艂asnej rodziny (osoby o takich zainteresowaniach z regu艂y zadowalaj膮 si臋 lektur膮 dokument贸w a ich zam贸wienia na kopie nie przekraczaj膮 jednej-dw贸ch stron). Od wielu lat tego typu badania s膮 r贸wnie偶 dziedzin膮 przedsi臋wzi臋膰 zarobkowych – nie tylko firm, kt贸re oficjalnie zarejestrowa艂y taki rodzaj dzia艂alno艣ci, ale tak偶e komercyjnych poszukiwaczy danych, kt贸rzy funkcjonuj膮 w 鈥瀞zarej strefie” gospodarki lub z innych wzgl臋d贸w ukrywaj膮 rzeczywisty cel zainteresowania dokumentacj膮 genealogiczn膮. Tego typu u偶ytkownicy sk艂onni s膮 ignorowa膰 wzgl臋dy ochrony zbior贸w; wysokie ceny za us艂ugi archiwalne maj膮 w stosunku do ich znaczenie wybitnie regulacyjne.

Zas艂uguje ponadto na uwag臋, 偶e zasoby archiw贸w pa艅stwowych s膮 艂atwiej dost臋pne ni偶 w przypadku wielu innych instytucji kultury. W muzeach pa艅stwowych ju偶 dost臋p do zbior贸w jest odp艂atny (niezale偶nie od systemu wyj膮tk贸w i ulg); tym bardziej podlega 艣cis艂ej reglamentacji np. fotografowanie eksponowanych obiekt贸w.

Bior膮c powy偶sze pod uwag臋, zgadzaj膮c si臋 ze stanowiskiem jakie w tej sprawie zajmuje Generalna Dyrekcja Archiw贸w Pa艅stwowych, wyra偶am przekonanie, 偶e skargi amator贸w genealogii na dzia艂alno艣膰 archiw贸w pa艅stwowych w zakresie 艣wiadczenia us艂ug genealogicznych s膮 nieuzasadnione.

DYREKTOR DEPARTAMENTU

Franciszek Cemka